மின்னஞ்சல் அனுப்பும் முன் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டியவை

நாம் படித்ததை, பார்த்ததை, உணர்ந்ததை நம் பிரியத்துக்குரியவர்களுக்கு விவரிக்கவே கடிதங்கள் எழுதப்பட்டன. கால ஓட்டத்தில் கண்டுவிட்ட புதிய கருவிகளால் கடிதம் என்பது குறைந்து, நினைத்தவுடன் நேசிப்பவர்களை மின்னஞ்சல் மூலம்தொடர்பு கொள்ள முடிகிறது.

அலுவலக செய்திகளுக்கும்,அன்பான விசாரிப்புகளுக்கும் சில நொடிகளில் சென்றுவிடும் இ-மெயில் உபயோகிக்கிறோம். வார்த்தைகள் வடிவங்களாகும் வேகத்தில் நாம் நினைத்தது ஒன்றாக, டைப் அடித்தது ஒன்றாக அமையலாம்.

யாரென்றே தெரியாதவர்கள் அனுப்பும் forwarded messages, chatin messages மூலம் நமக்கே தெரியாமல் நம் பெயர் குற்றவாளிகள் பட்டியலில் சேர்க்கப்படலாம்.

254.6 மில்லியன் பேர் யாகூ இமெயில் சேவையையும், 256.2 மில்லியன் பேர் மைக்ரோசாப்டின் ஹாட்மெயில் சேவையையும் பயன்படுத்துவதாக USA Todayயில் வெளியான கட்டுரை ஒன்று குறிப்பிடுகிறது கூகுள் 91.6 மில்லியன் பேரும், AOL 48.9 மில்லியன் பேரும் உபயோகிக்கிறார்கள்.

இவர்கள் அனைவரும் ஏதேனும் ஒருவகையில் இ-மெயில் அனுப்பவேண்டிய நிலையில் உள்ளனர். 90% வியாபார விஷயங்கள் இ-மெயில் மூலம் நடப்பதாகக் கூறப்படுகிறது. 10%பேருக்கு இ-மெயில் அனுப்பும் முறையில் தொடர்ச்சியான பயிற்சி தேவையென யாகூவின் முன்னாள் Chief Solutions Officer Tim Sanders கூறுகிறார்.

இங்கே தொகுத்திருக்கும் விதிகள் அலுவலக இ-மெயிலுக்கு மட்டுமல்ல, தினசரி நீங்கள் அனுப்பும் எல்லா வகையான இ-மெயிலுக்கும் பொருந்தும்.

1. கோபத்திலிருக்கும் போது இ-மெயில் அனுப்பாதீர்கள்:

கோபமோ, வருத்தமோ எந்தவொரு எதிர்மறை உணர்ச்சிகளுடன் இருந்தாலும் இ-மெயில் அனுப்புவதைத் தவிருங்கள். கோபப்படும் போது நாம் என்ன பேசுகிறோம், எண்ணுகிறோம் என நமக்கே தெரியாது. கோபத்தினால் குலைந்த உறவுகள் ஒரு கோடி உண்டு. இப்படித்தான் வார்த்தைகள் இருக்க வேண்டுமென இல்லாமல், வழக்குமொழியில், இலக்கணமின்றி அனுப்பப்படும் இ-மெயில், உறவுகளின் இறப்புக்கு வழிவகுக்கும். இ-மெயில் அனுப்பும் முன் டைப் அடித்ததை இருமுறை படித்து பார்ப்பது, நீங்கள் சொல்லி இருப்பதற்கு தவறான அர்த்தத்தைத் தருவதை தவிர்க்கும்.

2. தேவையில்லாத விஷயங்களைத் தவிருங்கள்:

நீங்கள் அனுப்பும் இ-மெயில் சுருக்கமாக ,தேவையான விபரங்களை மட்டும் தெளிவாக சொல்லட்டும். இதன் மூலம் உங்களுக்கும் இ-மெயில் அனுப்பப்பட்டவருக்கும்
தேவையில்லாத நேரச் செலவு மிச்சப்படும்.

3. HTML உபயோகித்தல்

HyperText Markup Language (HTML) பயன்படுத்தி இணையதள பக்கங்களை அழகாக வடிவமைக்கலாம். ஒரு இணையதள பக்கத்திலிருந்து HTML எழுத்துக்களை cut & paste செய்யும்போது உங்களுக்கே தெரியாமல் HTML code யும் எடுத்து எழுத்துக்களை பெரிதாக்கிவிடுவீர்கள். இ-மெயில் பெறுபவரின் கணினியில் நீங்கள் அனுப்பிய HTML வடிவம் இல்லையென்றால் நீங்கள் அனுப்பியதற்கும் ,அவர் பார்ப்பதற்கும் வேறுபாடுகள் இருக்கும்.

ஏதேனும் ஒரு இணையதளம் முழுவதும் அனுப்ப அந்த பக்கம் முழுவதும் காப்பி பண்ணாமல், இணையதள முகவரியை மட்டும் தெரிவியுங்கள். சில பகுதிகளை மட்டும் அனுப்புகிறீர்களானால் அப்பகுதிகளை notepad-ல் காப்பி பண்ணி அதன் பின் ்உங்கள் இ-மெயிலில் ஒட்டி அனுப்பினால் அதைப்பெறுபவரின் கணினியில் formatting பிரச்சனைகளைத் தவிர்க்கலாம்.இதற்கு Microsoft Word உபயோகிக்க முடியாது.ஏனெனில் notepad போல் Microsoft Word HTML code -யை நீக்கிவிட்டு அனுப்பாது.

4. எல்லோருக்கும் பதிலளித்தல் (Reply to all)

உங்கள் குழுவிலிருக்கும் இருவருக்கான உரையாடலில் ஒருவர் அனுப்பும் சின்ன சின்ன வார்த்தைகளை க்கூட குழுவினர் அனைவருக்கும் அனுப்புவதை த்தவிருங்கள். பதில் அனுப்ப வேண்டியவருக்கு மட்டும் இமெயில் அனுப்புங்கள்.

5. Forwarding to all
உங்களுக்கு வந்த மெயிலில் உள்ள கவிதைகள், படங்கள், இயற்கை காட்சிகள், ஓவியங்கள், கதைகள் போன்றவை உங்களுக்குப் பிடித்திருந்தால் மற்றவர்களுக்கு அனுப்புவதைத் தவிர்த்து உங்களுடனே வைத்துக் கொள்ளுங்கள். காரணம் ஒருவரின் மெயில் ஐடி 1000 பேரிடம் இருந்தால், ஒரு நாளைக்கு அவருக்கு எத்தனை வருமென எண்ணிப் பாருங்கள். உதாரணமாக, நிலாச்சாரல் படிப்பவர்கள் அனைவரும் நிலாவிற்கு முன்னனுப்பும் செய்தி அனுப்பினால் அவரின் clog database நிறைந்துவிடும். அவற்றில் தேவையானதை தேடி எடுத்து, மற்றவற்றை அழிப்பதற்கே அளவில்லாத நேரம் செலவிடவேண்டும்.

6. BCC (Blind Carbon Copy) உபயோகித்தல்

ஒரு இமெயிலை பலருக்கு அனுப்ப வேண்டி இருந்தால் ஒருவருக்கொருவர் அறிமுகமில்லாத இருவரின் முகவரிகளை To பகுதியில் போடுவது குற்றமாக கருதப்படுகிறது. அவர்களின் அனுமதி இல்லாமல் அவரின் முகவரி மற்றவருக்குத் தெரிவது தேவையற்ற பிரச்சினைகளுக்கு வழிவகுக்கும். எனவே, To பகுதியில் நன்கு தெரிந்தவர்களின் முகவரியும், Bcc பகுதியில் மற்ற முகவரிகளையும் குறிப்பிடுங்கள்.

7. இ-மெயிலின் தொடர்ச்சி

இருவருக்குமிடையேயான செய்தி பரிமாற்றத்தில் செய்தியின் தொடர்ச்சியை அனைவரும் நினைவில் வைத்திருப்பதில்லை. ஒரு நாளைக்கு பல நூறு மெயில் பார்ப்பவர்களுக்கு, எந்தச் செய்திக்கு இந்த பதில் என குழப்பம் ஏற்படும். இதைத் தவிர்க்க நீங்கள் அனுப்பும் செய்தி எதற்கு பதில் என்பதை மெயிலுடன் இணைத்து அனுப்புங்கள். Gmail பயன்படுத்துபவர்களுக்கு கூகுளே இந்த வசதியை செய்துள்ளது.

8. குறிப்பு சொற்களை பயன்படுத்துதல்

hi, h r u?, ping me ASAP, tc, bfn போன்ற குறிப்பு சொற்களை உறவினர், நண்பர்களிடம் மட்டும் பயன்படுத்துங்கள். அலுவலக கடிதங்களில் அதற்கென உள்ள வரைமுறையை பயன்படுத்துவது நலம்.

AFAIK 404 but I’ll POAHF because I TILII. என்ன இது என்கிறீர்களா? வெகுசிலர் இதை உபயோகிப்பார்கள். இதற்கு அர்த்தம்: As far as I know I have no clue, but I’ll put on a happy face because I tell it like it is. இது போன்றவற்றைத் தவிருங்கள். நீங்கள் அனுப்புவது பெறுபவருக்கு புரியாமல் போகலாம்!

9. மடலின் பொருளை தேர்ந்தெடுத்தல்

மெயிலின் subject பகுதியில் சரியான வாக்கியங்களை பயன்படுத்துங்கள். பொருள் பகுதியை மட்டும் படித்து மெயிலை பார்க்கலாமா.. வேண்டாமா.. என தேர்ந்தெடுப்பவர்கள் பலர் உண்டு. உதாரணமாக, உங்கள் செல்லிடபேசியில் பிரச்சினை. அக்கம்பெனிக்கு மெயில் அனுப்புகிறீர்களானால், “உதவி” என பொருள் பகுதியில் குறிப்பிடுவதற்கு பதில், “உதவி தேவை செல்லிடப்பேசியை செயல்படுத்த” எனக் குறிப்பிடலாம்.

10. அனுப்பும் நேரத்தை தேர்ந்தெடுத்தல்

உங்களுடன் வேலை செய்பவருக்கோ, உயரதிகாரிகளுக்கோ மெயில் அனுப்பும் நேரத்தை பார்த்து அனுப்புங்கள். உதாரணமாக, ஒரு நிறுவனத்தின் HR க்கு வேலை கேட்டு அனுப்பும் மெயில் காலை 3.00 மணிக்கு அனுப்பப்பட்டு இருந்தால் உங்களைத் தவறாக எடை போட வாய்ப்புகள் அதிகம். நீங்கள் இந்தியாவிலும், நிறுவன மேலாளர் வேறு நாட்டிலும் இருந்தால் இருவருக்குமான நேர வித்தியாசம் அறிந்து சரியான நேரத்தில் அனுப்புங்கள்.

11. சொற்களை பயன்படுத்தும் முறை

எல்லா இடங்களிலும் ஆங்கில பெரியெழுத்துக்களோ அல்லது ஆங்கில சிறிய எழுத்துகளையோ பயன்படுத்தாமல் சொற்றொடரின் முதலெழுத்து, குறிப்பு சொற்கள், பெயரின், இடத்தின் முதலெழுத்தில் மட்டும் பெரியெழுத்தும் மற்ற இடங்களில் சிறிய எழுத்தும் பயன்படுத்துங்கள். மெயிலில் சரியான சொற்கள், எழுத்துக்களை இலக்கணப் பிழையின்றி எழுதியிருக்கிறீர்களா என சரி பார்த்துக் கொள்ளுங்கள். Gmail போன்ற பிரபலமான எல்லா இமெயில் சேவைகளும் check spelling என்ற வசதியைக் கொண்டுள்ளன.

12. இணைப்புகளை அனுப்பும் முறை

1 megabyte க்கும் அதிகமான பைல்களை அனுப்புவதற்கு முன் பெறுபவரிடம் அதற்கான வழிமுறைகள் உள்ளதா என அறிந்து அனுப்புங்கள். 1 MBக்கும் அதிகமான குறிப்பேடுகளை இலவச கோப்பு பரிமாற்ற இணைய தளங்கள் (Free file hosting) மூலம் அனுப்புங்கள். செய்தியை அனுப்பும் முன் குறிப்பேடு உங்கள் மெயிலுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதையும் சரி பார்த்து அனுப்புங்கள்.

13. மெயில் அனுப்பிய பின்

நீங்கள் அனுப்பிய மெயிலை உரியவர் பார்த்தாரா.. இல்லையா.. அதற்கான பதில் என்ன என யோசித்துக் கொண்டே இருப்பர் சிலர். யோசித்தே காலம் யுகமாக கரைவதற்குப் பதில், நீங்கள் அனுப்பும் மெயிலிலேயே உங்களிடமிருந்து விரைவில் பதில் எதிர்பார்க்கிறேன் என்றோ அல்லது முக்கியமான செய்தியெனில் அந்த நபருக்கு தொலைபேசியில் தொடர்பு கொண்டோ அறிந்து கொள்ளுங்கள்.

இமெயில்களை இதுபோன்ற சரியான வழிமுறைகளைப் பின்பற்றி எழுதி அனுப்புவதன் மூலம் உங்கள்தொடர்புகளை மேம்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

(Source : Web resources)”